宿泊者名簿はエクセルで管理できる？紙・エクセル・システムを比較

宿泊者名簿は電子データで保存してよい

旅館業法・住宅宿泊事業法（民泊新法）のどちらでも、宿泊者名簿の 様式は定められていません。紙の台帳でも、エクセルやスプレッドシートでも、専用システムのデータでも構いません。

電子データで作成・保存する場合に気をつけたいのは、次の2点です。

• 行政（保健所・自治体）から求められたときに、すぐに画面に表示したり印刷したりできる こと
• 作成の日から 3年間 保存できること

「パソコンが壊れて名簿が開けない」「担当者しかファイルの場所を知らない」といった状態では、すぐに提示できるとは言えません。バックアップを含めて、いつでも取り出せる保存方法にしておくことが前提です。

記載事項や保存期間など、名簿の基本ルールは宿泊者名簿の書き方完全ガイドで詳しく解説しています。

エクセル名簿に入れるべき項目

エクセルで名簿を作るなら、まずは列の設計から始めましょう。法令で求められる記載事項をもとにすると、最低限次の列が必要です。

列	記載内容	備考
宿泊日	チェックイン日・チェックアウト日	定期報告の宿泊日数の根拠になる
氏名	宿泊者全員の氏名	代表者だけでなく同行者・子どもも
住所	宿泊者の住所
職業	宿泊者の職業	会社員・自営業など大まかな区分でよい
連絡先	電話番号・メールアドレスなど	令和5年の旅館業法関連の改正で記載が求められるようになった
国籍	宿泊者の国籍	国内に住所のない外国人は必須。定期報告の国籍別内訳にも使う
旅券番号	パスポート番号	国内に住所のない外国人のみ

記載事項は施設の種類（旅館業か住宅宿泊事業か）や法令の改正によって変わることがあるため、最新の内容は届出先の自治体・保健所で確認してください。

運用上は、これに加えて 予約番号・予約サイト名・人数・本人確認の実施状況 などの列を用意しておくと、後から照合しやすくなります。

1行 = 宿泊者1人 にするのがおすすめです。1行に1予約（代表者のみ）を書く形にしてしまうと、同行者の情報が抜けやすく、国籍別の人数を集計するときにも手間がかかります。

紙・エクセル・システムの比較

それぞれの管理方法には、次のような特徴があります。

	紙の台帳	エクセル	名簿管理システム
導入の手軽さ	◎ すぐ始められる	◎ 無料〜手持ちのソフトで可	○ 登録・初期設定が必要
費用	印刷・保管コスト	ほぼ無料	月額費用がかかる
記入する人	ゲストまたは運営者	運営者が転記	ゲスト自身が入力
転記ミス	判読しにくい字が残る	手入力のミスが起きやすい	起きにくい
外国人ゲストへの対応	多言語の用紙を用意する必要	運営者がパスポートから転記	多言語の入力画面で対応
パスポートの写しの管理	紙のコピーを施錠保管	画像ファイルを別途管理	名簿とひもづけて保管
定期報告の集計	手作業で数える	関数で集計できるが手間	自動で集計できる
3年間の保存	保管スペースが必要	バックアップが必要	クラウドに保存

施設が1つで予約も月に数件程度であれば、エクセルでも十分に回ります。一方で、予約が増えるほど 転記と集計の手間 が積み重なっていきます。

エクセル管理でつまずきやすいポイント

エクセルの名簿は手軽な反面、運用を続けるうちに次のような問題が起きやすくなります。

予約サイトやメッセージからの転記が負担になる

ゲストの氏名・住所・国籍などを、予約サイトの管理画面やメッセージのやり取りから 毎回コピーして貼り付ける ことになります。同行者の情報は予約サイトに登録されていないことも多く、ゲストに改めて聞いて、返信を待って、転記する、という作業が予約ごとに発生します。

ファイルが増えて「どれが最新か」わからなくなる

「名簿_2026.xlsx」「名簿_2026_最新.xlsx」のようにファイルが分かれたり、共同運営者とメールで送り合ったりしているうちに、どのファイルが正しいのか がわからなくなりがちです。3年間の保存義務を考えると、ファイルの散逸は大きなリスクです。

パスポート情報の安全管理が難しい

エクセルのファイルには、氏名・住所・旅券番号といった個人情報がまとまって入っています。パソコンの紛失や メールでの誤送信 があれば、多数の宿泊者の情報が一度に流出しかねません。パスポートの写しの扱いについては外国人宿泊者の本人確認｜パスポートコピーの義務と保管方法もあわせて確認してください。

エクセルで管理を続ける場合は、少なくとも次の対策をとっておきましょう。

• ファイルに パスワードを設定 し、メールでの送付は避ける
• 保存場所を 1か所に決め、定期的にバックアップをとる
• パスポートの写しは名簿ファイルとは 別の、アクセスを限定した場所 に保管する
• 保存期間（3年間）を過ぎたデータは 計画的に削除 する

定期報告の集計に時間がかかる

民泊の定期報告では、2か月ごとに宿泊日数・宿泊者数・延べ宿泊者数・国籍別の内訳を報告します。エクセルでも関数やピボットテーブルで集計できますが、入力の揺れ（国籍の表記ゆれなど）があると正しく数えられません。報告内容の詳細は民泊の定期報告とは？やり方・期限を解説で解説しています。

管理方法を見直す目安

次のような状態になってきたら、エクセルからの切り替えを検討するタイミングです。

• 予約が 月に10件以上 あり、転記に毎回時間がとられている
• 外国人ゲスト が多く、パスポート情報の取り扱いに不安がある
• 複数の施設 を運営している、または共同運営者と名簿を共有している
• 偶数月の 定期報告の集計 が毎回の負担になっている
• セルフチェックインで、ゲストと対面せずに情報を集めたい

いずれも、「運営者が転記する」という前提そのものが負担の原因になっています。ゲスト自身にチェックイン前に入力してもらう仕組みに変えると、転記・確認・集計の作業をまとめて減らせます。

名簿管理システムを選ぶときのチェックポイント

システムを比較するときは、次の点を確認しておくと失敗しにくくなります。

• ゲスト自身が入力できるか（アプリのインストールや会員登録が不要か）
• 外国人ゲスト向けに 多言語で入力 できるか
• パスポートの写し を、アクセスを限定して保管できるか
• 名簿を CSVやエクセルで出力 できるか（行政への提示や移行に備えて）
• 定期報告の集計 に対応しているか
• 使っている 予約管理システム（PMS）と連携 できるか
• 施設数や予約数が増えたときの 料金体系

まずはエクセルで始め、予約数や施設数が増えてきた段階で切り替える、という進め方でも問題ありません。大切なのは、どの方法でも 記載事項がそろった名簿を、3年間いつでも提示できる状態で保存する ことです。

※ 本記事は2026年10月時点の一般的な情報をもとにしています。名簿の保存方法の運用は自治体によって異なる場合があるため、詳しくは届出先の自治体・保健所に確認してください。